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Jerónimo Treviño 2401 Ote., Col. Obrera, Monterrey, N.L.
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En el entorno empresarial moderno, la eficiencia es primordial. Una impresora multifuncional (MFP) no es solo un equipo más, sino el centro neurálgico para la gestión de documentos, combinando impresión, escaneo, copiado y, a menudo, fax en un solo dispositivo. Elegir el modelo incorrecto puede estrangular la productividad y elevar los costos operativos.
Para asegurarte de tomar la mejor decisión, hemos desglosado los 7 aspectos cruciales que debes considerar antes de invertir en una MFP para tu oficina.
1. Evalúa el Volumen de Impresión y la Velocidad (PPM)
Antes de ver modelos, mira tus necesidades. ¿Cuántas páginas imprime tu oficina al mes? Este es el factor más importante.
- Alto volumen (miles de páginas/mes): Necesitas una máquina robusta, generalmente láser o de tanque de tinta de alto rendimiento, diseñada para cargas de trabajo pesadas.
- Volumen bajo o medio: Una buena inyección de tinta o un láser compacto podrían ser suficientes.
La Velocidad de Impresión (medida en páginas por minuto o PPM) debe ir acorde a este volumen. Una oficina con mucha impresión no puede permitirse cuellos de botella por una máquina lenta.
2. Tecnología de Impresión: Láser vs. Inyección de Tinta
La elección entre estas dos tecnologías afectará la velocidad, calidad y, crucialmente, el costo a largo plazo:
| Característica | Láser (Tóner) | Inyección de Tinta (Cartuchos/Tanques) |
| Ideal para… | Alto volumen de texto, documentos en blanco y negro. | Impresión a color de alta calidad, fotos, gráficos. |
| Costo Inicial | Generalmente más alto. | Generalmente más bajo. |
| Costo por Página | Más bajo a largo plazo (el tóner rinde más). | Puede ser alto con cartuchos; muy bajo con tanques de tinta. |
| Velocidad | Más rápido en general. | Más lento en alto volumen. |
Para la mayoría de las oficinas centradas en documentos, una láser es la opción más eficiente y económica a largo plazo.
3. Costo Total de Propiedad (TCO) y Consumibles
No te fíes solo del precio inicial de la multifuncional. El verdadero costo se esconde en los consumibles (tóner o tinta).
Investiga el Costo por Página (CPP). Para calcularlo, divide el costo del cartucho/tóner por el número de páginas que promete imprimir (rendimiento). A menudo, una máquina más cara con consumibles baratos resulta ser la opción más económica a lo largo de su vida útil.
4. Funcionalidades de Escaneo y Copiado
>Una «multifuncional» debe destacar en sus otras funciones:
- Alimentador Automático de Documentos (ADF): Si escaneas o copias documentos de varias páginas con frecuencia, el ADF es vital. Busca uno que sea dúplex (que escanee ambas caras de la hoja en una sola pasada) para maximizar la velocidad.
- Velocidad y Resolución de Escaneo: Asegúrate de que la velocidad de escaneo sea adecuada para tu flujo de trabajo y que la resolución (DPI) sea lo suficientemente alta para mantener la calidad de los documentos digitalizados.
5. Opciones de Conectividad y Red
En una oficina moderna, la conectividad es clave para compartir el equipo entre varios usuarios:
- Conectividad de Red: Debe tener al menos conexión Ethernet y preferiblemente Wi-Fi.
- Impresión Móvil y en la Nube: Las funciones como Wi-Fi Direct, Apple AirPrint, Google Cloud Print o aplicaciones propias de la marca facilitan la impresión desde smartphones, tablets y servicios en la nube (como Google Drive o Dropbox).
- Puertos USB: Útiles para conectar la MFP a una sola computadora o para imprimir/escanear directamente desde una memoria USB.
6. Manejo de Papel y Capacidad
Evalúa cómo maneja la máquina los diferentes tipos y tamaños de papel:
- Capacidad de Bandeja: ¿Cuántas hojas puede contener la bandeja principal y las bandejas secundarias? Una mayor capacidad significa menos interrupciones para recargar papel.
- Impresión Dúplex Automática: La capacidad de imprimir automáticamente a doble cara es crucial para ahorrar papel y costos en la oficina.
- Tamaños de Papel: Asegúrate de que sea compatible con los formatos que necesitas (A4, Oficio/Legal, sobres, etc.).
7. Soporte, Mantenimiento y Seguridad
Una MFP es una inversión a largo plazo que requiere un soporte confiable:
- Garantía y Soporte Técnico: Investiga la reputación del fabricante y las opciones de servicio post-venta. El tiempo de inactividad de la impresora puede paralizar la oficina.
- Seguridad: En entornos corporativos, las funciones de seguridad son importantes. Busca opciones como la impresión segura (con PIN o autenticación de usuario) y la capacidad de limpiar la memoria del dispositivo para proteger la información confidencial.
Conclusión
La multifuncional ideal no es necesariamente la más cara, sino la que mejor se alinea con las necesidades específicas de tu flujo de trabajo, volumen de impresión y presupuesto a largo plazo. Al considerar estos 7 puntos clave, podrás tomar una decisión informada que impulsará la eficiencia y la productividad de tu oficina.
